Wichtige Fragen bei der Planung
Das Wichtigste zuerst: Welcher Mitarbeiter tritt die Geschäftsreise an und wen wird er treffen? Ist das geklärt, gibt es weitere Punkte, die bei der Planung berücksichtigt werden müssen:● Dauer: Wie lange die Dienstreise dauert, ist entscheidend für die weitere Vorbereitung.
● Transport: Je nach Entfernung bieten sich Transportmittel wie PKW, Zug, Taxi oder Flugzeug an. Bei einem Flug sollte auch geklärt werden, wie der Mitarbeiter vor Ort von A nach B kommt. Dafür bietet sich ein Mietwagen an, der direkt am Flughafen abgeholt werden kann.
● Termine: Ein genauer Terminplan hält alle Geschäftstreffen und Meetings fest. Es muss immer genug Puffer für Fahrten zwischen zwei Treffen eingeplant werden.
● Übernachtung: Ist die Dienstreise länger als einen Tag, wird für den Mitarbeiter ein Hotel gebucht.
Hilfreiche Tools für die Planung
Eine gute Reisebuchung Software hilft einem Unternehmen beim Reisemanagement. Sie übernimmt beispielsweise Reise- und Spesenmanagement und sorgt dafür, dass die Geschäftsreise nicht das Budget sprengt. Man hat die Möglichkeit Ausgabenlimits und bestimmte Richtlinien manuell festzulegen. Eine solche Software kann die Planung und Organisation einer Dienstreise enorm erleichtern.Geschäftsreise ins Ausland
Geht die Geschäftsreise ins Ausland, um Kunden, Lieferanten oder Geschäftspartner zu treffen, gibt es einige Einzelheiten zu beachten.Dokumente und Formulare
Für Reisen außerhalb der EU ist in der Regel ein Visum oder eine Reisegenehmigung notwendig. Diese muss frühzeitig beantragt werden, genauso wie ein Reisepass. Für Länder wie die USA oder Kanada benötigt man kein Visum, ein ESTA oder eTA reicht hier aus. Weitere wichtige Informationen zur Einreise erhält man beim jeweiligen auswärtigen Amt. Für einige Länder innerhalb der EU/EWR müssen Arbeitgeber für Dienstreisen eine “Bescheinigung A1” beantragen. Diese Bescheinigung gilt als Nachweis, dass für den Arbeitnehmer während der Reise das Sozialversicherungsrecht des Herkunftslandes gilt. Wird diese Vorschrift nicht eingehalten, können dem Unternehmen Bußgelder bis zu 10.000 Euro drohen.Reiseinformationen
Vor der Dienstreise sollten noch einige weitere Reiseinformationen geregelt werden:● Telefon: Eventuell braucht der Mitarbeiter eine Auslands-Flatrate für sein Smartphone oder eine neue SIM-Karte.
● Währung: Bei anderen Währungen muss eventuell Geld umgetauscht werden oder andere Zahlungsmethoden besprochen werden, wie eine Firmenkreditkarte.
● Kultur: Vor Anreise sollte sich mit den kulturellen Gepflogenheiten auseinandergesetzt werden, um Unannehmlichkeiten vor Ort zu vermeiden.
● Gesundheit: Heutzutage müssen zusätzliche Regelungen und Reisebeschränkungen durch den Coronavirus beachtet werden.
Arbeitszeiten während der Geschäftsreise
Bei einer normale Vollzeitstelle arbeitet man acht Stunden am Tag – der Arbeitsweg wird dabei nicht berechnet. Ist man auf Geschäftsreise, gibt es ein paar andere Regelungen. Werden während der Fahrtzeit im Zug beispielsweise geschäftliche Korrespondenzen getätigt, zählt es als Arbeitszeit. Das Gleiche gilt, wenn die Anreise im PKW erfolgt, da man selbst lenken und fahren muss. Vertreter, deren Tätigkeiten hauptsächlich außer Haus sind, bekommen Fahrtzeiten ebenfalls bezahlt. Trotzdem dürfen zehn Stunden tägliche Arbeitszeit gesetzlich nicht überschritten werden.Weitere Kosten
Arbeitgeber sind zusätzlich zu folgenden Ausgaben verpflichtet:● Unterkunft: Überschreitet die Geschäftsreise einen Tag, muss ein Hotel oder ähnliches zur Verfügung gestellt werden.
● Verpflegungspauschale: Die Verpflegungspauschale beträgt für den An- und Abreisetag 12 Euro. Für komplette Arbeitstage beträgt sie 24 Euro. Wichtig ist, dass diese nicht mit dem Arbeitslohn verrechnet werden darf. Der Betrag muss entweder im Vorhinein bezahlt oder separat erstattet werden.
