Ob zu zehnt oder mit vierzig Menschen – Gruppenreisen können eine wirkliche Herausforderung bedeuten: Planung, Organisation und Buchung für mehrere Reisende erfordern einen hohen Aufwand. Mit einigen Tipps lässt sich dieser aber reduzieren und der Spaß unterwegs erhöhen.
Tipp 1: Transportmittel als Erstes buchen
Egal ob Flugzeug, Zug oder Bus – es empfiehlt sich immer, zunächst das Transportmittel zu buchen und dann die Gestaltung der Reise zu planen. Das fällt nämlich viel leichter, wenn ein Start- und Enddatum und alle Teilnehmer feststehen. Vor allem bei Gruppenreisen innerhalb Deutschlands bietet es sich hier an, einen Bus inkl. Busfahrer zu mieten. Einen solchen zu finden, ist online über die Website Busunternehmer.de übrigens ganz einfach möglich: Diesen Service für Angebote zur Busanmietung haben bereits über 450.000 Gruppen genutzt – dabei stehen über 2.000 Busunternehmen zur Auswahl, die nach Angabe der entsprechenden Daten schnell und kostenlos ein passendes Angebot unterbreiten. Dies ermöglicht auch einen unkomplizierten Preisvergleich. Bei einer Beauftragung entstehen außerdem keine Vermittlungsgebühren.
Tipp 2: Finanzielles vorab klären
Je nach Reiseteilnehmern ist zu überlegen, wie die Bezahlung der Gruppenreise gestaltet werden soll: Zahlt beispielsweise der Hauptorganisator zunächst den gesamten Betrag und bekommt danach die jeweilige Summe von den Mitreisenden? Wird jede Rechnung gleich- oder anteilsmäßig unter allen Urlaubern aufgeteilt? In diesem Zusammenhang empfiehlt sich zum Beispiel eine passende App, die das Kalkulieren und Aufteilen von Rechnungen übernimmt, empfehlenswert ist dabei „Splitwise“, die sowohl für iOs als auch Android kostenlos erhältlich ist. Diese lässt sich übrigens nicht nur unterwegs, sondern auch für die Buchungen von Transport und Unterkunft verwenden.
Tipp 3: Kommunikationskanal für alle installieren
Egal ob E-Mail, WhatsApp oder eine andere Online-Plattform – ein Kommunikationskanal für alle Mitreisenden erleichtert den Austausch und die Planung einer Gruppenreise, vor allem im Vorfeld des Urlaubs.
Tipp 4 Vorlieben besprechen
Vor der Planung von Ausflügen, Unterkünften etc. sollte ermittelt werden, welche Vorlieben alle Mitreisenden haben, um einen Kompromiss oder Alternativen in Bezug auf Unternehmungen während der Gruppenreise zu finden: z.B. Budget für Unterkünfte, Natur- oder Stadtliebhaber, Gourmet oder Pizzafan, Shopping-Queen oder passionierter Museumsbesucher?
Tipp 5: Auf Details achten
Wer mit einer Gruppe verreist, muss andere Aspekte berücksichtigen als bei einer Reise zu zweit oder mit der Kleinfamilie – so müssen zum Beispiel Restaurants reserviert oder Mietfahrräder für eine größere Anzahl an Menschen im Voraus gebucht werden, um sicherzustellen dass alle gemeinsam essen oder etwas unternehmen können.
Tipp 6: Planung nicht übertreiben
Je mehr Teilnehmer, umso komplizierter kann es werden – das gilt natürlich auch für die Gruppenreise. Dennoch sollte man es mit der Planung nicht übertreiben. Auch wenn man gemeinsam mit vielen anderen verreist, sollte Zeit und Raum für spontane Aktionen oder Leerlauf bleiben. Schließlich ergeben sich die schönsten Urlaubsmomente oft unerwartet und lassen sich nicht planen – das gilt auch für die Gruppenreise.