Im Allgemeinen gilt, dass Arbeitnehmende entscheiden können, zu welchem Zeitpunkt und wie lange sie Erholungsurlaub machen und wie sie die Verteilung übers Jahr gestalten. Sie dürfen auch den ganzen Jahresurlaub am Stück nehmen. Als Erstes kommt den Urlaubswünschen der Mitarbeitenden der Vorrang zu – das regelt der gesetzliche Urlaubsanspruch, der im Bundesurlaubsgesetz bestimmt wird.
Demzufolge haben Arbeitnehmende mit einer 5-Tage-Woche einen Mindesturlaubsanspruch von 20 Werktagen jährlich, bei einer 6-Tage-Woche sind es mindestens 24 Urlaubstage jährlich – und ein exklusiver Reiseführer sowie Reiseinfos für Ihre Traumreise garantieren wie geplant erholsame Tage.
Nun müssen Arbeitgebende aber gewährleisten, dass sich der Unternehmensbetrieb trotz Urlaubszeit fortsetzen lässt. Daher kann auch nicht das gesamte Team gleichzeitig Urlaub machen. Folglich entwickelt sich die Urlaubsplanung am Arbeitsplatz häufig zum Streitpunkt. Alle versuchen, mit ihren Wünschen durchzukommen. Einige wünschen sich nichts mehr als vier Wochen Sommerurlaub, manche bevorzugen Winterurlaub zum Skifahren. In der Regel sind Kompromisse notwendig – die endgültige Entscheidung liegt beim Arbeitgebenden.
Konkrete Tipps für Teams
Rechtzeitige Planung
Um Konflikte bei der Urlaubsplanung zu verhindern, ist eine gemeinsame Planung sinnvoll. So sollte im Team möglichst zu Jahresbeginn geklärt werden, wann besonders arbeitsintensive Zeiten vorliegen – dabei auf Schulferien, Brückentage und Betriebsurlaub nicht vergessen. Es sollte zusammen besprochen werden, wer wann anwesend sein muss und wer seine Urlaubswünsche umsetzen darf.
Öffentliche Urlaubsliste
Kommen gewünschte Urlaubstermine lediglich per E-Mail an, entdeckt man Überschneidungen manchmal nicht. Daher empfiehlt es sich, eine öffentliche Liste auszuhängen oder eine Online-Tabelle mit Zugriffsrecht für alle zu erstellen. Hat jeder seine Urlaubswünsche darin vermerkt, lässt sich bei Urlaubsüberschneidungen sofort reagieren.
Regeln bestimmen
Besteht für die Planung des Urlaubs keine betriebliche Vereinbarung, sollten (von Arbeitgeberseite oder im Team) klare Regeln bestimmt werden: Welche Wünsche haben wann Vorrang? Existieren soziale Aspekte (Nachwuchs, Alter, Betriebszugehörigkeit)? Gilt der Zeitpunkt des Antrages? Befolgen alle diese Regeln, lässt sich so Streit verhindern.
Kompromisse und Fairness zählen
Ohne die Bereitschaft für Kompromisse ist eine gemeinsame Lösung nicht möglich. Doch Kompromisse zu finden, ist immer schwierig – insbesondere beim Urlaub. Ein sachlicher Umgangston und Fairness sind daher unerlässlich. Schließlich herrscht kein Anspruch auf die besten Brückenurlaubstage oder sonstige Zeiten. Mitunter hilft es, zuerst Zugeständnisse zu machen, dann beharren oft auch andere nicht mehr stur auf ihre Wünsche. Oder selbst Vorschläge und Lösungen anbringen oder im Team Urlaubsvorschläge sammeln. Fair ist es übrigens auch, Lieblingsferientage zu rotieren, so wird jeder abwechselnd berücksichtigt.
Einen Mediator hinzuziehen
Lässt sich einmal absolut kein Kompromiss finden, könnte ein Mediator helfen – dieser muss schließlich neutral sein. Wichtig ist aber, dass sich zuvor alle einverstanden erklären, dass seine Lösung am Ende gilt. Ansonsten beginnt der Streit erneut.