Telefonisch richtig reservieren und stornieren in den USA

Damit bei der Reservierung per Telefon alles klappt, sind ein paar Punkte zu beachten (bei Internetreservierung sorgt das Menu für alles).

Bei einem Direktanruf im Haus der Wahl sind zunächst Art des Zimmers (Single/Double/non-smoker etc.) und die Daten (tonite only, two nights October 15-17 etc.) zu nennen. Im Fall eines Anrufs bei der 800-Nummer einer Kette nennt man natürlich auch noch Staat und Stadt, in Großstädten ggf. die Präferenz für einen bestimmten Stadtteil. Sind Zimmer wie gewünscht frei, wird dem Anrufer immer auch automatisch der Tarif genannt.
Ist man einverstanden, wird nach der Ankunftszeit gefragt. Ohne weitere Formalitäten erhält man normalerweise eine Zusage bis 6pm, in einigen Fällen auch 4pm. Ist nicht sicher, dass man vor dieser Uhrzeit eintrifft, muss das Zimmer mit einer Kreditkarte »garantiert « werden. Nur so lässt sich eine anderweitige Vergabe ausschließen. Dazu müssen Credit Card Number und Verfalldatum der Karte (Expiration Date) zur Hand sein. Das Zimmer bleibt dann die ganze Nacht reserviert; der Preis wird der Karte belastet, egal wann – oder ob – man letztlich eintrifft.

Notieren sollte man sich unbedingt (ggf. nachhaken):

die Reservation Number (meist nur bei Ketten)
die genaue Adresse und lokale Rufnummer.
bei Anfahrt mit dem Auto Hinweise zur Lage, z.B. Interstate #40, Exit 4, weiter auf Irvine Street East o.ä.
das geeignete Transportmittel ab Airport und eventuell weitere Direktiven, handelt es sich um ein City-Hotel, das über keinen eigenen Airport-Shuttle verfügt.
im Fall eines Hotels in der Flughafenumgebung das Aussehen des hoteleigenen Busses. Vor allem die Vans kleinerer Häuser sind oft als solche schwer zu erkennen. Wer nicht 100%ig an der üblichen Stelle wartet, wird leicht »übersehen«.

Bei Absagen – sorry, we are completely booked for that day – kann man es mit einer oft guten Chance auf Buchung am Tag selber ab spätem Vormittag wieder probieren. Denn spätestens bis Noon müssen abreisende Gäste ihre Zimmer geräumt haben, und oft werden Zimmer frei, die ursprünglich länger gebucht waren. Auch Absagen kommen, so dass selbst bei »knallvollen« Nationalpark- und anderen ähnlich beliebten Ouartieren kurzfristig bessere Chancen bestehen als bei Anfragen mehrere Tage vorher. Wer darauf spekuliert, muss in kurzen Abständen mehrmals anrufen.
In vielen Städten und Regionen gibt es kommerzielle Vermittlungsagenturen, die von den Provisionen der Hotels leben. Mit ihrer Hilfe kann man sich ggf. vergebliche Anrufe bei verschiedenen Hotels und Motels bzw. Ketten ersparen.

Ob man nun unterwegs eine bessere/preiswertere Unterkunft entdeckt oder das Ziel nicht erreichen wird, eine feste Reservierung muss rechtzeitig storniert werden, möchte man unnötige Kosten vermeiden.
Zu diesem Zweck ruft man unbedingt vor 6pm an (in Einzelfällen früher, wird ggf. beim Reservierungsgespräch mitgeteilt). Im Fall einer Kette ist es notwendig, die Reservierungsnummer parat zu haben, damit nichts schiefläuft. Man erhält eine Stornierungsnummer (ggf. nachfragen), die aufbewahrt werden sollte. Falls später wider Erwarten die Kosten einer ordnungsgemäß stornierten Übernachtung vom Kreditkartenkonto abgebucht werden, lässt sich ohne sie schlecht reklamieren. Wer sichergehen möchte, notiert außerdem Datum und Uhrzeit der Stornierung und lässt sich den Namen der Person geben, die den Anruf entgegennahm.
Die kostenfrei mögliche telefonische Reservierung und ggf. Stornierung lässt sich bei zeitiger Ankunft am Zielort zur Quartieroptimierung nutzen: Zur Sicherheit reserviert man zunächst eine passende Unterkunft, schaut aber nach der Ankunft noch ein wenig (Hotelwand im Airport, Tourist Information, Ausfallstraßen usw.), ob sich nicht eventuell Besseres findet. Ist das der Fall, storniert man die Reservierung.