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Reiseplanung - was muss bei der Organisation einer Geschäftsreise beachtet werden?

Kategorie: Travel News ǀ

Für eine geschäftliche oder private Reise ist eine gründliche Vorbereitung erforderlich. Abhängig vom Reiseziel und Reisegrund müssen Flüge gebucht, Hotelübernachtungen organisiert und weitere Details geplant werden.

 

Was nimmt man mit auf eine Geschäftsreise? CC0

Häufige Dienstreisen durch zunehmende Globalisierung

Die Anzahl dienstlicher Reisen hat in den vergangenen Jahren zugenommen. Der regelmäßige Austausch mit Geschäftspartnern ist aufgrund zunehmender Globalisierung mit häufigen und längeren Dienstreisen verbunden. Dabei hängt die Reiseplanung zunächst davon ab, in welches Land gereist und welche Entfernungen dabei zurückgelegt werden müssen. Da der Erfolg von Geschäftsabschlüssen im direkten Zusammenhang mit der Dienstreise-Organisation steht, sollte mit der Planung rechtzeitig begonnen werden. Obwohl die Vorbereitung einer Geschäftsreise hohe Anforderungen mit sich bringt, ist es auch ohne Erfahrung im Reisemanagement möglich, eine Reise aus dienstlichen Gründen perfekt zu organisieren. Es empfiehlt sich, rechtzeitig Informationen über mögliche Zeitverschiebungen am Zielort sowie über die Möglichkeiten, vom Flughafen zum Hotel oder zum Geschäftstermin zu gelangen, einzuholen.

Zu den wichtigen Reiseinformationen zählen auch Umtauschmöglichkeiten am Zielort, falls Bargeld in eine andere Währung gewechselt werden muss sowie die Akzeptanz von Kreditkarten. Eventuelle Impfungen, die im Reiseland vorgeschrieben sind, sollten frühzeitig beim Hausarzt durchgeführt und der Impfpass immer auf dem aktuellen Stand gehalten werden. Falsche oder unpraktische Kleidung auf einem langen Flug zu tragen, ist ein Fehler, der vermieden werden sollte. Eine kneifende Hose oder unbequeme Schuhe sind für die Flugreise ungeeignet. Damit der Körper während des Fluges ausreichend mit Flüssigkeit versorgt wird, sollte eine Flasche Mineralwasser mitgenommen werden. Aufgrund der geltenden Sicherheitsbestimmungen sind das Einchecken am Flughafen sowie das Durchlaufen von Sicherheitskontrollen mit erheblichem Zeitaufwand verbunden.

Eine komfortablere Anreisemöglichkeit zum Geschäftstermin ist das Fliegen im Privatjet. Bei diesem Dienstleister kann ein CW Jet für verschiedenste Anlässe inklusive zahlreicher Serviceleistungen online reserviert werden. Zur Flotte des Unternehmens zählen Jets in verschiedenen Größen, die für jedes Reiseziel eingesetzt werden können. Vor Abreise sollten alle benötigten Unterlagen zusammengestellt und sorgsam verstaut werden, sodass diese bei Bedarf griffbereit sind. Neben den Reiseunterlagen und Ausweisdokumenten gehören auch Hotel- und Mietwagenbestätigungen zu den notwendigen Dokumenten für eine Geschäftsreise.

Wichtige Gegenstände, die ins Reisegepäck gehören


Für die Einreise in andere Länder gelten bestimmte Vorschriften, über die man sich rechtzeitig informieren sollte. Falls ein Visum benötigt wird, muss dieses so früh wie möglich beantragt werden. Geschäftspapiere und Verträge, die für eine Geschäftsreise von erheblicher Bedeutung sind, sollten auf jedem Fall im Handgepäck und nicht im Koffer untergebracht werden. Eine Kontaktliste mit wichtigen Kontaktdaten von Geschäftspartnern, Hotel und Familienangehörigen kann auf dem Laptop oder dem Mobiltelefon gespeichert werden. Bei geschäftlichen Reisen wird meist eine Unterkunft in Flughafennähe oder im Stadtzentrum benötigt. Da Hotels in Großstädten oft ausgebucht sind, ist eine frühzeitige Zimmerreservierung sinnvoll. Darüber hinaus sollte das Hotel gegebenenfalls über eine späte Anreise informiert werden, damit die Reservierung nicht verfällt.

Beim Packen des Reisegepäcks ist darauf zu achten, dass dem Anlass entsprechende Business-Kleidung mitgenommen wird. Ins Handgepäck gehören wichtige Medikamente, sofern diese während der Reise benötigt werden und technische Ausrüstungsgegenstände wie Ladekabel und Reiseadapter. Um bei eventuellem Kofferverlust in angemessener Kleidung zum Geschäftstermin zu erscheinen, sollten im Bordtrolley oder Handkoffer zusätzliche Kleidungsstücke wie Hemd, Hose und Krawatte und bei Frauen eine Ersatzbluse und ein Rock mitgeführt werden.